Официален документ - какво е това? Понятие и видове

Съществуват документи за дълго време. Те дойдоха заедно с писмения език. Основните документи характеристики са определящи и последващото предаване на информация, записване на данни и да ги съхранява. При изпълнението на тези цели, различни, включително и официални документи. Сфери на обществения живот, в който те се използват, голямо разнообразие.

класификация

Както беше посочено, в различни сфери на живота, използвайки различни, включително и официални документи. еще существуют носители информации? Какви други носители за съхранение? Хартия могат да бъдат лични. Тези документи са създадени извън служебната дейност или изпълнение на обществени задължения. Те включват писма, дневници, мемоари.

официален документ,

– страна с особым государственным устройством. Русия - страна със специален конституция. Нейната територия има законодателство работят клон, държавни агенции. . Като основа на последните дейности са официалните разпоредби. Тези актове предписват и реда за функциониране на институциите, на границите на тяхната компетентност, отговорности, права, отговорности на длъжностните лица. Тяхното създаване - трудоемко и отнема много време работа. являются законы, стандарты, правила, приказы, распоряжения и проч. Официални документи са закони, норми и предписания, нареждания и така нататък. Повечето от тях имат управленска ориентация.

видове ценни книжа

В зависимост от начина на определяне на освобождаването на информация:

1. Текстов документ. Това е едно такова действие, в които има информация на речта характер. Той улавя всеки апарат за записване или който и да е система на писане гледка.
2. Електронен официален документ. акт, созданный и читаемый с использованием компьютера. Този акт е създаден и се чете с помощта на компютър.
3. Машинопис официален документ. акт, создание которого осуществляется с использованием технических средств. Този акт, който създаване се извършва с помощта на хардуер.
4. Ръкописни официален документ. бумага, в которой знаки наносятся от руки. Тази статия, в която се прилагат марки на ръка.

Тези категории се използват при актове на предприятия, правителства. офис обслужване, обработката и съхранението на документи.

управление на хартия

В зависимост от съотношението на административния апарат на предприятието или на орган разграничи документи:

1. Входящи.
2. Вътрешен.
3. Изх.

Актове също се различават по степента на тяхната ограничения за достъп. Въз основа на отделни документи:

1. Secret. със специален печат Те са маркирани. За да работите с тези документи се нуждаете от специално разрешение.
2. Simple.
3. Официален употреба. Тези актове също поставя печат. Те се използват от служителите на орган или компания.

Степента на автентичност

Въз основа на документите, се разделят на:

1. Скриптове.
2. Дубликати.
3. Екземпляра.

Оригиналният акт - първият или единственият екземпляр на правно обвързващо. Оригиналът на саморъчния подпис се удостоверява с официалния печат на одобрение, и има печат на кода за регистрация. В оригинала, има задължителна информация, която потвърждава неговата валидност. Например, може да е информация за мястото, времето на сътворението. Дубликат - второ копие на оригинала. Този документ също има правна сила. Той издава в случай на загуба на оригинала. Як е акт, в който първоначалната информация е напълно възпроизвежда, неговите външни черти. В този случай, той няма правна сила. Копие може да има специални детайли, удостоверяващи съответствието й с оригинала. В този случай, тя става невалидна.

Съхранение и предаване метод

За всеки официален документ, установен срок от архива. Актовете могат да бъдат постоянни, временни (до 10 години) и дългосрочен (над 10 години) за съхранение. А срокове, определени от Федералния архив и фиксирани в списъка на документите. В зависимост от начина на предаване се отличават:

1. Letters.
2. Телефонни съобщения.
3. Телеграми.
4. Faksogrammy.
5. Телекси.
6. Съобщения по електронна поща.

съдържание

Всяка бяла хартия се използва за специфични цели. Административните актове, в зависимост от съдържанието могат да бъдат:

1. Организационни и административни. Те включват, по-специално, устави, наредби, заповеди, решения, инструкции, наредби, набирането на персонал и така нататък.
2. ИНФОРМАЦИЯ. Тази категория включва телеграми, писма, обяснителен, офис, бележки, актове, удостоверения и др.
3. Книга за персонала. Те включват лични файлове, заповеди, трудови книжки, декларации, договори, автобиографии, профили, функции и така нататък.

структура

Има два компонента, които съставляват официалния документ. Тази информация и правен елемент. В началото на 70-те години. нова концепция е въведена в архивен. Те станаха терминът "информационен документ". При това трябва да се разбира обществена информация или преработени на нивото на човешкото мислене и образуват различни видове данни и се определят в материален носител за обработка и съхранение. Анализ на съществуващите определения за документа идентифицира няколко подхода за неговото тълкуване. Той е:

1. Материал обект.
2. носител на данни.
3. Документирана информация.

уговорена среща

Използва се в практика, определянето на документа се подчертае същността на своята информация. Закон чрез показване на информацията, като по този начин се гарантира тяхното съхраняване и натрупване. Заедно с този документ предполага възможността за по-нататъшно предаване на информация за другите, повтаряща се използването му. Действайки като среда за съхранение, тя е неразделна част от вътрешната организация на всички фирми, организации, предприятия. Информацията се използва при вземане на административни решения, използвани като доказателство за тяхното представяне и обобщаване на източник на данни. В допълнение, документът служи като справочен материал за търсене дейност. Като част от управлението, той е предмет на труда и неговите резултати, тъй като решението е написано и залегнало в закона.

принадлежности

Те се свързващи елементи, присъстващи във всеки документ. Те включват, по-специално, включват:

1. Name.
2. Текст.
3. Дата.
4. Резолюция.
5. Гриф одобрение / споразумение.
6. Дестинацията, и така нататък.

Различните прояви на различни нива на детайлите. Техният брой се определя за създаване на документ, изискванията, които се отнасят до съдържанието, целите и други фактори. В много документи в размер на детайли е ограничен. Ако деянието липсва или е неправилно посочен някой от необходимите елементи, тя може да бъде обявена за недействителна.