Правилник за бизнес кореспонденция по електронна поща. Бизнес Писмо: проба. Как да изпратите имейл

През последните десет години, бизнес кореспонденция по електронна поща придоби огромна популярност и се превръща в един от основните методи за бизнес комуникация. Днес е трудно да се намери човек, който на практика ще междуличностна комуникация няма да използва електронна поща. Въпреки това, много хора днес се чудят как да се изпращат по електронната поща , така че всички правила са спазени? Както и с помощта на компетентните писма от реципиента добро впечатление за подателя?

Тази статия описва правилата на бизнес кореспонденция по електронна поща, както и практически съвети, предоставена в тази статия, за да ви помогне да научите правилното бизнес комуникацията в изготвянето на електронна поща.

Мнозина започват своята ден само за да проверите пощенската кутия за нови съобщения. Но, за съжаление, въпреки разпространението на този метод за обмен на информация, много хора не знаят как правилно да използват езика на бизнес кореспонденция, като електронна поща за неформален начин за комуникация.

Поради скоростта на доставка на имейли то улеснява обмена на важни официални документи, формуляри, приложения, но тук хората правят грешки при изпращане на имейли. Много често се случва, че в подготовката на обмен на електронна поща с всички файлове, адресиран за каквито и да било причини не представляват придружаващите есетата и не отговарят на темата, което може да усложни работата на получатели. Целта на тази статия, за да се отговори на въпроса: как да се изпращат по електронна поща, както и да спазва всички правила на бизнес писмена комуникация чрез електронна поща?

При събирането на имейли трябва да се попълни всички полета

Правилник за бизнес кореспонденция по електронната поща изискват подателя да попълните всички полета, предвидени в имейла, като например адреса и името на получателя и подателя. Тя трябва задължително да бъде описан като тема, която описва накратко същността на писмото, изпратено до. Много често правилно описан от темата за съдбата изпраща писма и скорост, за да решат проблема, посочени в него. Бизнес имейли трябва да започват с поздрав - този прост израз на уважение към получателя е много важно за цялата кореспонденция. След поздрава трябва да бъде последвано от текста, който се нарича "тялото на писмото", и в крайна сметка напусна подпис, например "най-добри пожелания, Брис Петър Иванович."

Поздрав в бизнес кореспонденция

В този момент ние трябва да продължи да се изострят вниманието си, като жест на уважение е много важно във всеки аспект на бизнес комуникации. Оптимално поздрав фраза е "Добро утро" или "Здравейте". Бизнес кореспонденция по електронна поща граници на подателя в използването на фразата "Добър ден" или "добро утро", като получателят може да прочете писмото дълго след получаването му. Той също така не е правилно да се използва за поздрав разговорни изрази, използвани в случаен разговор.

След следва да бъде най-добре дошли думи или фрази за получателя по име и презиме, сякаш името на подателя не е известна, този въпрос може да се пропуснат. След Приветствие да преминете към представянето на целта за писмо.

Прикачените файлове в бизнес кореспонденция по електронна поща

Ако основната цел на писане е не само писмено историята и представянето на предмета, но също така и на администрацията на файла, най-добре е да се придържаме към изпращане на обекти, на първо място. Това често се случва, че много товародателите, поради невнимание, очертаващи същността на въпроса в текста на писмото, забравят за закрепване на необходимите инвестиции. Тази небрежност може да повлияе неблагоприятно на бизнес репутацията на бизнеса на подателя.

Е-поща трябва да бъде разпознаваем и стегнат

бизнес кореспонденция от правила за електронна поща изисква от подателя да има разпознаваеми име на електронна поща, която трябва да носи правилната информация за името на подателя. Много е кратка и не изглеждат глупави, официални писма и жалби, когато са посочени и електронен адрес, неформални изрази и думи, например, електронна поща «limon_petya». Тя изглежда много недостойно за възрастен. За бизнес кореспонденция е по-добре да се създаде отделен имейл адрес и спазва етикецията в бизнес кореспонденция по електронната поща.

Използване на функцията Бърз Отговор на (Response) от отговора преди това са получавали писма

Отговор функция или отговор (и в съкратен вид прилича :) Re помага на потребителя бърз начин да се отговори на по-рано предават на изпращача на съобщението. Тази функция има и универсално приложение, за да прочетете предишната кореспонденция с лицето, по дадена тема. Но правилата на бизнес кореспонденция по електронна поща изисква изпращача да преименува темата на бизнес писане, ако по време на дискусия за кореспонденция са се променили.

Преди изпращане на бизнес писмо трябва да се коригираща за правопис и пунктуация

Е-мейл го прави лесен за обмен на информация, но бизнес кореспонденция не бива да се пренебрегва правилата на руски език, като призна, безгрижни грешка може да се отрази на доверието от страна на подателя. Преди да изпрати съобщение, трябва да видите текста няколко пъти и внимателно се проверява за ofograficheskih и пунктуационни грешки. Много клиенти за електронна поща имат функция за проверка на правописа, така че трябва да се обърне внимание на думите подчертани с червено. Ако имате съмнения за правилното изписване, трябва да се потърси помощ от интернет или проверете правописа, използвайки правописен речник.

поле адресат трябва да се попълни в последния завой

За да се избегне изпращането недовършени или нередактирани букви от адреса дестинация на бизнес писмо трябва да бъдат завършени в последния момент преди изпращане. Това правило също е включена в основите на бизнес кореспонденция по електронна поща. Това се случва, че при попълване на полета Дестинация електронната поща да предложи списък на използваното преди това от получателя, той също трябва да изострят вниманието си, за да не погрешно изпращане на бизнес писмо, изготвен от адресата.

Структуриране бизнес писмо

правила текстови структурирането прилагат не само за хартия, но и на правилата на бизнес кореспонденция по електронна поща. Тя не винаги е удобно да получателят прочете големи количества текстови съобщения на екрана. За да се опрости тази точка трябва да бъде да се прекъсне текста, за да формира логически малки точки и избягване на бизнес писма сложни предложения текст. Оптималната продължителност на едно изречение в бизнес писмо трябва да бъде не повече от петнадесет думи.

Същността на бизнес писмо следва да се предоставя по същество

В допълнение към тази тема на бизнес писмо, получател трябва да е интересно и ясно формулирана първото и второто изречение от основния текст. задача на подателя е да се представи в началото на написването на проблема или въпроса, по който той се отнася до получателя. В първото изречение, тя трябва да бъде определена целта на който се изпраща на бизнес писмо. Извадка: "Ние ви информираме, че в условията на отговорността по договора №45 от 02.01.2017 г.", На поставянето на насипни материали "към своя край. За да се удължи договора трябва да изпратите втори пакет от документи. " Благодарение на определена целева получателят е в състояние да се възползва от основната идея на бизнес писмо. Ако буквите са твърде големи, текст, е по-добре да се ползват съоръжението за поставяне функция на инвестицията си под формата на текстов документ, но с текстово поле трябва да се остави на придружаващия есето, която осветява бизнес писмо. Извадка: "Изпращам ви да се въведе електронно копие от писмото на" Мак-работа ". Моля, информирайте Вашия решение относно продължаването на договора №45 от 01.02.2017 г., "На пускането насипни материали" в писмо до крайния срок. "

За всеки бизнес имейли трябва да се отговори

Има негативни примери за бизнес кореспонденция, получателят игнорира бизнес писмо, независимо по какви причини. Понякога това може действително да има случаи, когато отговорът не могат да бъдат дадени в резултат на определени ситуации, например, терминът решение на проблема може да отнеме няколко дни или получател е в мисленето и не може веднага да отговорят на въпроса. В този случай, кратък коментар по въпроса, например, "Здравей, Петър Иванович трябва да се обърне. Получих писмото ти, но днес е трудно да се отговори, защото трябва да се консултирате с началници. Аз ще подайте сигнал за генерален директор на компанията ни и ще даде официален отговор до края на седмицата. С уважение, мениджър продажби Белов Иван Gennadevich ".

Струва си да припомним, че ако не е даден отговор в срок от три работни дни, фактът, че мълчанието на бизнес писмо получател може да се определи като пренебрегването или отказа да комуникира с подателя.

При изготвянето на писмото за реагиране трябва да отговори на всички въпроси, повдигнати

Ако писмото е адресирано до получател се поставя под въпрос характера, при изготвянето на писмото трябва да даде отговори на въпросите за определяне на приоритетни, което е налично в получения текст на бизнес писмото. Ако въпроса бяха зададени, подателят очаква да получи конкретни отговори. При изготвянето на писмо отговорите, които не трябва да бъдат номерирани, просто трябва да изразява мислите в ред. За да се отговори на всички тези въпроси, първо трябва да прочетете отново няколко пъти Получени бизнес писмо, а ако прекалено много въпроси, най-добре е да ги пиша отделно, за да не пропуснете. Ако не можете да даде отговор на някои от тези въпроси, е необходимо да се отбележи, че в момента, независимо по какви причини, отговорът не може да бъде даден.

Не злоупотребявайте с акроними, емоционален дизайн и се възползва

Има негативни примери за бизнес кореспонденция, където се разрежда податели, като се използват неформални знаци във формата на усмивки. Тяхната употреба е популярна в социалните мрежи, но правилата за бизнес кореспонденция не приветстват подобни прояви на емоция, защото получателят не може да знае истинската им стойност, и ги приемат като неразбираем за него набор от грешки, пунктуационни.

Важно е да се да се откаже от писането на текст с главни букви. В интернет набор от думи, написани с главни букви, се нарича "вика фрази" и подобни фрази често носят негативен цвят. Получател при четене на електронни бизнес писмо може да се счита за отрицателен шрифт, който ще бъде в ущърб на възприемането на смисъла. В случай, че е необходимо на бизнес писмо да се подчертае значението на една точка, по-добро използване на уводни фрази, например, "Моля, имайте предвид, че трябва да се осигури пакет от документи за удължаване на договора не по-късно от 10.2.2017 година" или "Моля, имайте предвид, че документите удължаване на договора трябва да бъде представен преди 10.02.2017 година. "

Не е необходимо да предават поверителна информация по електронна поща

За да предавате лична или поверителна информация, е по-добре да се откаже от имейл акаунти, тъй като има риск от прихващане от хакери информация да се използва за собствените си цели. Такава информация може да включва: телефонни номера, пароли на кредитни карти, лични банкови сметки и т.н. Важно е да се помни, че информацията се съхранява на поща агент на сървъра и в случай на хакване може да бъде откраднат ...

В писмото трябва задължително да е подпис на подателя

Както бе споменато по-рано, всеки изпратен имейл трябва да съдържа конкретизирана подпис. Често пощенски кутии разработчиците въведени блока подпис, в който можете да въведете вашите данни за телефонния номер, длъжност, име и контакти. Впоследствие, устройството автоматично ще се появи в края на всеки имейл, който ще опрости писането. Важно е да се създаде подпис, че получателят е в състояние да отговори с буквата на правилния адрес на подателя. Пример за подпис може да изглежда така: "С уважение, ръководител на отдела за продажби Петров Николай Александрович, 79,81 милиарда."

Да се направят изводи, трябва да се отбележи, че за да се разбере как да се прави бизнес кореспонденция по електронна поща, че не е необходимо да се разработят допълнителни и сложни елементи. Трябва просто да се придържаме към основните правила на етикета и да спазва правилата на руски език.