Тайни записи за управление: Организация и управление на правила

От сега нататък, тайна Архивиране - не само в прерогативите на държавните органи. Документи подпечатани тайна днес има почти всеки по-голям търговски организация. В тази статия ще научите всичко за правилното провеждане на секретни документи.

Идеята за тайна в документи

Всяка трудова дейност, един или друг начин свързани с секретни или поверителни документи, винаги държи много трудности, проблеми и рискове. Каква е причината? Има много причини, сред които основна е банална невъзможност за компетентно да работи с документи, облечен тайна.

Като за начало, че ще е необходимо да се определи, че всичко е загадка. Тайната има няколко значения. Трябва да се вземат под внимание най-общото определение, концепцията трябва да се тълкува като един вид информация, която е достъпна само за ограничен брой лице. Тайната не е да бъде разкрита, тя трябва да се пази в тайна. Като правило, мистерията скоро беше загубил, и информацията, която се предоставя на голям брой хора. Съответно, организацията на секретни производства става ненужно.

тайна

В момента, в тайна има няколко основни типа. Ако става дума за тайна офис работа, един или друг начин свързани с държавните дела, всички документи са разделени на три основни типа:

• особено значение;
• Строго секретно;
• служебно ползване.

Тази класификация се определя чрез специално Федералния закон от 21 юли, 1993 г. "На състояние. Secrets". Какво е всеки от лешояди по-горе?

Класифицирани като "особено значение" представлява най-високата степен на секретност. Естествено, такъв статут може да получи далеч от всеки документ. Така например, на значителни вреди на държавата или който и да е група от хора, може да се прилага в случай на специален отвор на врата значение. Ето защо защитата от този вид на съответните документи.

Класифицирани като "строго секретно" също се определя на документи, съдържащи някаква държавна тайна. Стриктно регулиране, когато се занимават с този вид документи в този случай е отличителен белег.

Печат "за служебно ползване" не предоставя документи с висока сигурност, обаче, силно ограничава тяхното използване. Този вид тайна документи инсталирани, обикновено в търговски структури.

Редът на класификация

Процедурата за класифициране на всички от Закона също създава състояние. тайна посочената по-горе. Съгласно този документ, в тайна, в зависимост от държавата, могат да включват:

• Информация за военната сфера;
• информация за икономиката, инженерството или науката;
• за външната политика или икономически сфери на информация;
• информация за контраразузнаване, за оперативно-издирвателната дейност на антитерористичната политика, и така нататък. г.

Как документи трябва да се пази в тайна? Основното нещо е да се отбележи наличието на специално упълномощени експерти. Лицата със специфични познания, които разработват безопасно съхранение на определени ценни книжа. Той избира най-подходящия класификация за сигурност, в съответствие с която има по-нататъшна работа. Всъщност тайната воденето - огромна сфера със своите служители и мениджъри.

Определяне на системата принцип на тайна

За най-компетентните определяне степента на неприкосновеност на личния живот трябва да бъде периодично прилагани специални принципи. Следващата дискусия се фокусира върху дефинирането на една мистерия в документацията - на принципите на системата. Какво е това?

Главната особеност на системния подход - специално внимание на проблема за класифициране като цяло. Неговата основна функция е да се запази двете взаимно влияещи тенденции: от една страна, за да се предотврати разпространението на важна информация; а от друга - за да се избегне масово класификация и произтичащите от това проблеми.

Как да пазя тайната на офис? Има два основни механизма: надценяване и подценяване на тайна. Надценяване значително стеснява възможността да обменят необходимата информация, намаляване отслабва този процес.

други принципи

Какви други принципи и правила на тайните производство могат да бъдат разграничени? В допълнение към системите, заслужава да се отбележи също така обективност. Какъв е смисълът? Ако се даде кратко описание, а след това да звучи по следния начин: когато става дума за секретни документи не може да се ръководи от най-различни субективни мнения и предположения. Трябва да има определен набор от правила, според които, както и ще бъдат разработени всички необходими мерки.

Принципът на оптимизация - е друг основен елемент на тайна служба. Основната му тяга е, че най-малко количество данни в класифицирани документи - е най-добрият и оптимално решение. Излишък информация ще наруши само необходимото ниво на сигурност.

периодичен принцип инспекция е постоянно наблюдение на тайните документи.

Относно изменения на секретни документи

Както вече бе споменато, степента на секретност на документ, се определя в съответствие с конкретен списък с данни. След класирането на документите трябва да бъдат класифицирани и се изпраща за съхранение. Възможно ли е да прави промени в тези документи?

Инструкции тайна офис работа, която включва Федералния закон за държавата. тайна, определя редица обективни ситуации и обстоятелства, при които документи са в различна степен, подлежат на преразглеждане. Трябва да се отбележи, обаче, че крайният срок за декласификация, или промяна на документи не трябва да надвишава 30 години. Изключение - решението на специална Междуведомствената комисия. Както е случаят с класиране, работят за премахване или намаляване на тайната направен специален упълномощено от кръга на лицата.

Унищожаване на поверителни документи

Решението за унищожаване на таен документ зависи от секретността, наложена му. Ако шията с марки от особена важност или строго секретно въпроси отново решава Междуведомствената комисия. Ако това е търговска тайна, тайните документи на предприятието, е необходимо да се свиква специална комисия от експерти и ръководители. С него се решава организационни въпроси и управление трябва да даде разрешение за това.

Процесът на унищожаване се извършва, обикновено се състои от три или повече души. Хартия унищожени с помощта на специални машини - хартиени конвертиране машини. Трябва да бъде маркирана в формулярите за регистрация, уточнява счетоводната документация. Трябва също да се отбележи, че унищожаването на поверителни документи, трябва да се прави успоредно с премахването на вътрешния инвентар.

Правилник за кабинета

Следващата дискусия се фокусира върху тайните документи на дружества или други търговски дружества. Когато се работи с секретни документи трябва да се помисли няколко основни правила и изисквания. Заслужава да се подчертае най-важните точки:

• трябва да спазвате строг контрол върху достъпа на неупълномощени лица до документите. Ние говорим за персонала. По този начин, на сигурността трябва да бъдат установени чрез пазач или охрана.
• Необходимо е да се определи точно лицата, които имат право да работят с секретни документи. По тази причина те трябва да се даде, както и специални правомощия.
• Следва да се разработи ясна инструкция (съобщение), който да работи с секретни документи. Всички по-нататъшна работа трябва да бъде организирана в строго съответствие с него.
• С служители трябва да се приема споразумение за неразкриване на производствената и търговската тайна.
• Тя трябва да бъде постоянно финансови стимули за лица, които имат право на достъп до класифицирани документи. По-специално, всяка тайна офис работа човек трябва да е под личното ръководство на контрол.

Това е всичко на основните правила, които трябва да се спазват при работа с поверителни документи.

Задължения на експерти по секретни документи

Задължения на служителите, които имат достъп до управлението на тайно записи, при всяка различна компания. Във всеки случай, не съществува такова нещо като стандартни инструкции за работа с класифицирани документи. Въпреки това, той все още е възможно да се идентифицират най-често срещаните и общи точки, които трябва да бъдат запомнени всеки служител, който се занимава с тайни документи. По-специално, ние говорим за факта, че:

• Служителят е лично отговорен за складиране, съхранение или промяна на документи.
• Служителят трябва да бъдат бдителни, отговорни и внимателни. Всякакви опити от страна на неоторизирани лица да имат достъп до документацията, трябва незабавно да се спряха.
• Служителят трябва да знае и да спазват инструкциите за това как да се работи с секретни документи.

В допълнение, трябва да се подчертае фактът, че експертът е забранено да се направи. Те включват:

• Мнения на неупълномощени лица на класифицираната информация;
• премахване, транспортни документи или променят без знанието на управление;
• запознаване с документите по въпроси, които не попадат под юрисдикцията на работника или служителя;
• унищожаване на документи, без знанието на ръководството.

Външен вид на секретни документи

Това трябва да доведе до най-обща информация за това, какво трябва да изглежда като на корицата на секретни документи. Почти всеки таен отдел за управление на записи консолидира следните правила:

• горния десен ъгъл - класификация за сигурност;
• AFC - инвентарен номер;
• има документи подпечатани перфектен тайна трябва да е червената линия от горния десен ъгъл;
• листове трябва да бъдат номерирани и пришити конци.

Естествено, има и много други изисквания за този вид ценни книжа. Въпреки това, моменти споменати по-горе се отнасят до почти всяка форма на секретни документи.