Какво е управление на документите и за управление на документи?

Успехът в бизнеса зависи от правилното му организация. И двата мениджърите и служителите трябва да са наясно, че такава документация. Какви са характеристиките му, какви видове има и какви нормативни актове трябва да бъдат взети под внимание при организирането на работния процес?

Какво е управление на документацията

Всяка организация, независимо от собствеността и характеристики, създава в хода на бизнес разнообразие от хартия. Тя може да бъде поръчки и букви, както и докладите. Всички те принадлежат към организационна и административна документация.

Работата в офиса - дейност за създаване на документи на организацията, извършва от определени правила и изисквания. Най-често в предприятията разпредели специализиран персонал, заетостта в този сектор. В малките фирми секретар функция може да бъде поставен на почти всеки служител.

Ако сте разбрали същността на терминологията (какво документи), става ясно, че произходът на думата. Това, преди всичко, фиксацията върху материални носители на официалната информация. По време на този процес създава организационни и административни документи, които в последствие започва определени действия.

Терминът "техническа" се появи за дълго време, но само в средата на миналия век, официално встъпи форма, се определя в правилника на държавно ниво.

Съхраняване и управление на документи - какво е това?

Организацията не може да съществува независимо от закона. Винаги е за управление на документи и управление на документи. Какво е това, какво характеристики на хартията за трансфер, как да ги подредите? Тези въпроси се решават от специалисти: секретари, архивистите, служители на отдел персонал.

Бизнес кореспонденция включва определяне на информация на материален носител, създаването на хартиен или електронен инструмент. В основата му е изграден обект на изследванията - заповед за придвижване или писмо от създаването му до изпълнение и изпращане на архива или унищожаване.

Що се отнася до мястото на търговски книжа по отношение на работниците и служителите и управление на документа за организация е разделена на външни и вътрешни. От източника, ще зависи от пътя напред поръчки, писма.

организация за вътрешен документ включва следните стъпки:

• създаването на документацията по проекта;
• координация;
• проект на документ подписване и остави датата и регистрационния номер; от момента на регистрацията се счита за официално публикувани и приети за изпълнение;
• за изправяне на извършителите и мониторинг;
• изпълнение на поръчките;
• регистрация на изпълнение на документи за съхранение, в зависимост от времето и необходимостта;
• унищожаване на бизнес документи с изтекъл срок на валидност, или да ги проектират за архивиране.

Етапи външен документ като цяло са сходни, но има и някои разлики:

• Документи, предоставени на дружеството от външната страна. Тази статия може да бъде родител и дете, клони, наредби от органите на официалните власти, съдът постанови, писма от граждани.
• Всички получени в организиране на бизнес документи, необходими, за да се подложи на процедурата по регистрация. Това потвърждава, че те са взети под контрол.
• Следващата стъпка е да се работи с документи, въвеждане или изискванията за ефективност.
• Ако е необходимо, официален отговор е направена.
• Последният етап - изготвяне на дългосрочен или архивно съхранение и евентуално унищожаване.

Освен това, по отношение на управлението на организацията, са следните видове документи:

• нагоре - от роб на управляващите (обяснителни бележки);
• надолу - от управлението на служителите (разпореждания);
• хоризонтална - между равни позиции (актове, протоколи).

Всички етапи на документа е в движение, се записват в специални издания. Те може да се направи по няколко различни начина:

• регистри на документи за движение;
• карти документи;
• електронен документ, е най-често в по-голямата част от организациите.

Особености на съдебното производство

Мнозина се чудят какво правната документация, и как тя се различава от общия брой. Съд случай - тя е малко по-различен набор от документи и веществени доказателства. Правилното съхранение и движение осигурява прозрачност на съдебната система. Trial чиновнически, за разлика от организационната може да бъде доброволно. Тя се провежда от оправомощените лица и е строго контролирано. За него, регулаторни и добре дефинирани всички стъпки до унищожаване.

функции на главния секретар

Повечето от служителите на компанията много бегла представа за какво документи и документи. За същия този секретар - професионална дейност.

Секретариат предприятия изпълняват основни функции на управление на документи. Формата и характеристики на организацията на работата на бизнеса водене на отчетност за услуги са разделени в следните типове:

• Централизирани - всички секретари са в същия отдел и при спазване главен чиновнически работника или старши секретар.
• Децентрализирани - на секретарите и на служителите, изпълняващи служебните си задължения, разпределени в части на организацията и при различни началници.
• Смесени - това е най-често срещаната в големи организации.

Особености документират компанията ще зависи пряко от това, което се образува от секретариата приет.

Инструкция за офис работа

Независимо от размера и формата на собственост, във всяка организация трябва да е нормативен акт за регулиране на движението на документи. Каква е инструкция за управление на документи, и как да се направи? Този въпрос е от значение не само за секретарки, но и сред лидерите.

Инструкция за офис работа - това е вътрешно регулиране на организация, одобрена от ръководствата на заповед или инструкция, постоянно действие. Тя разписани всички етапи от преминаването на документа, са списъците на мнения, чиито подписи може да удостовери автентичността на официални документи, представени дизайн проби, заготовки и форми.

водене на отчетност

В малките организации с ниско ниво на документ (по-малко от 200 на година) няма съмнение, че това водене на документацията. Всичко се решава сили самите, или дори на главата служителите.

Ако задълженията за съхранение на документацията не са за пряк служител и не са изложени в неговия трудов договор, е необходимо да се издава постановление за възлагане на техните функции. Този документ трябва подробно да рисува допълнителни задължения, отговорности и обезщетение.

Характеристики на записи на персонала

Ако организацията ви ръководи един служител, се уверете, че ще създавате документи за заетост. Въпросът за това, което HR аутсорсинг, е особено важно за фирми с малък брой служители.

HR аутсорсинг - е да се осигури движението на конкретни документи, свързани с наемането на работа на служителите. Обикновено, тези задължения се извършва от специално звено - отдел персонал. Техните функции включват приемане, обработка и съхранение на документи, HR. Включително при обработването на лични данни, които са поверителни.

Персоналът документи обикновено провежда отделно от цялостното съответствие с правилата на неприкосновеността на личния живот и складови функции.

оптимизация на офис

Въпреки бързото развитие на цифровите технологии, много организации са трудни за оптимизиране на работния процес. Продължава да води по старомодния хартия кореспонденция и провежда редовни трупи.

Това се дължи на два фактора:

• устойчивост на служителите иновации от предприятия;
• липса на финансиране.

Мениджърите трябва да се помни, че работния процес оптимизация със значителни инвестиции дава значителен икономически ефект.