Бизнес процес - какво е това? Проектиране, симулация, оптимизация на бизнес процесите

Съвременните методи на управление на фирмата все по-често заемат чужди техники и технологии. И не защото е модерно, а защото тя е удобна и ефективна. Един от тези методи разбива всички рутинна работа по елементарни компоненти и след това описва подробно всеки получи на бизнес процеси. Това отнема много време, но изведената схема позволява да се намери и слаби страни и прекалено раздута отговорности и задачи ясно. След като прекара управление на времето може да делегира някои от своите отговорности по стълбата, освобождавайки себе си време за стратегическо планиране.

Живот по план

Друго нещо е, че персоналът на компаниите често не разбират значението на тази процедура и приветства готовността на ръководството да се идентифицират ключовите бизнес процеси. Независимо от това, все по-често трябва да разберем, моделирането и описанието на елементарни операции на всяка единица, а дори и служителите. Дори по-лошо, ако състоянието на фирмата има служители, които учат на бизнес процесите на компанията. Те непрекъснато за нещо, което те питам, разсеяни и по друг начин да попречи на изпълнението на преките функционални отговорности на всички служители. Какво да се прави?

Да започнем от далеч. Всяка сутрин, преди повечето от нас задача - да дойде на работа. За успешните си решения се нуждаят от време, за да се събуди, да се съберат и да се осъществи по някакъв транспорт (независимо дали това е личен автомобил или метро кола). На следващо място, всеки компонент може да се раздели на по-малки процедури: за да се събуди навреме, можете да настроите аларма, и можете да помолите някой да ви събуди и т.н. Независимо от резултата от решението метод (навременно пробуждане) се достига ... Но стани таксите и начина, по който да работят различни методологии решения и крайният резултат. Всъщност, стигнахме до първото определение.

За какво е всичко, което трябва

Така че, бизнес процеса - определена последователност от прости действия, които трансформират ресурси в полза на крайния продукт. В нашия пример от живота, има три различни процеси, всяка от които изисква своя собствена информация на входа и след манипулация води до желания резултат. Отиди на компанията. Независимо от вашия бизнес във всяка компания, работата се определя от професионалните взаимоотношения на служителите: предаването на информация, определянето на необходимостта от продукта, анализ на производството и ресурси, и т.н. И това е важно да се отбележи, че всички по-горе има стойност само ако са изпълнени три условия ..:

- Информиране на интерес към нея служител;

- това се прави в точното време;

- формата, под която се представя информация, е доста проста и ясна.

За да обобщим по-горе, може да се твърди, че бизнес процес - е на потока от информация, в отговор на три въпроса: какво, къде и кога. Тя е за тази работа се извършва плавно и непрекъснато, че е необходимо да се определят неговите компоненти. В този случай няма да има дублиране на задачите, липса на художник или срив.

Когато един ясно определен бизнес процес, всеки служител престане да бъде незаменим. Не забравяйте, колко пъти трябваше да чакат, когато ще има болница (или се връща от ваканция), някои от колегите му; във ваше отсъствие по телефона просто не спира да звъни, и всеки се опитва да разбера какво и как се справяте. И ако се отговори на искане за ориентиране и направи доста подробно описание на бизнес процесите, можете да развесели и спокойствие и релакс, а понякога просто за обяд ...

Що се отнася до формалните дефиниции език, ние ще твърдят, че описанието на бизнес процесите, компанията поставя тези цели:

• разбере цялостната структура на организацията и определяне на динамиката на нейното развитие;
• идентифициране на настоящите предизвикателства и възможности за тяхното преодоляване;
• установят ясно за всички участници (разработчици, потребители, клиенти и др ...) цели и задачи на системата;
• формулиране на изискванията за необходимия софтуер.

Разбира се, само по себе си, описание на бизнес процеси, не е от значение. Но тук е за реинженеринг - основната задача. Само чрез разбиране на структурата на отношенията, и начина, по информационни потоци, можем да говорим за преосмисляне на семантично натоварване както на предприятието и неговите отделни дивизии. Но реорганизацията трябва да се извършва с цел постигане на някои цели: да се подобри качеството на обслужване на клиентите; намаляване на разходите; осигуряване на по-голяма свобода в решенията изпълнители (намаляване на условия за изпълнение на работи) и така нататък. г.

проста класификация

Най-често, необходимостта да се опише бизнес процесите информация се появява в предприятия с функционално ориентирана структура. Фактът, че целите и задачите на различните отдели могат да влязат в конфликт помежду си. Това ще доведе не само до намаляване на рентабилността на компанията, но и на загуба на конкурентоспособност.

Модерният подход към управлението е все по-процес в природата. Цялата работа се счита за специфичен набор от процеси (всеки от които се състои от един или няколко елементарни операции). За да се формализира и стандартизира подхода, възприет от категории такива процеси (класификация се извършва по отношение на добавената стойност на продукта):

• Основният - тези, чрез които компанията получава доходи: производство, търговия, доставка;
• контрол - тези, които определят целите и задачите на отдели и конкретни изпълнители;
• подкрепа - тези, които предоставят производствени ресурси, но тя не добавя стойност към крайния продукт: подготовката и подбора на персонал, финансова подкрепа, правна защита и др ...

Освен вече споменатите независимост на човешкия фактор и опростена адаптация на нови служители, описание на бизнес процеси дава възможност за ефективно управление на оперативните разходи на компанията.

свойства

Сега става ясно, че управляващото дружество трябва не само да идентифицира съответната информация потоци, но ясно да опише всички дейности. Тъй като ние вече знаем, че бизнес процеса - и е част от цялостната работа, преминавайки от един човек на друг (в рамките на своя функционална единица, или не - няма значение), а след това преминете към факта, че всичко в света могат да бъдат обединени. А професионална дейност - още повече.

Независимо от обхвата на всеки бизнес процес може да бъде описан със същите характеристики.

- Интерфейс - това е началото и края на една проста операция.

- Собственикът - служител на компания, която не само разполага с необходимите ресурси, за да работим, но също така планира, анализи, управлява процеса; и най-важното - той е отговорен за резултата.

- Вход - информация получено съобщение във всякаква форма, приета в предприятието, което обуславя необходимостта от информация и поставя началото на процеса.

- Изход - информация или материализира част от продукта, която е вложена външни за клиента художник.

- Изпълнител - персонала на компанията, ангажирани в един и същ процес.

- Ресурси - материала или на информацията за дейност, която не се променя по време на работа (и само служи за трансформиране на информацията принос в крайния продукт).

- Контрол на качеството - промишленост или вътрешни (направени от Управляващото дружество) показатели за определяне на ефективността на работата.

Задължителна селекция от най-елементарните процеси

Разбира се, не всяка компания трябва да бъде описание на бизнес процеси. Въпреки това, има редица случаи, които не правят без тази досадна. Какви са основните:

• Дейност на предприятието е автоматизирано. В този случай, схемата на бизнес процесите се превежда на нуждите на клиентите на достъпен език програмист.
• Подобряване на дейността на дружеството. Не само модернизация на оборудване и технологии, за да помогнат за подобряване на крайния продукт; оптимизация на бизнес процесите предоставя възможност за идентифициране на силните и слабите страни на работата и да вземете необходимите решения за контрол.
• Сертификация организация за международни стандарти (ISO). Създаден е еднаква за всички служители на системата за контрол на качеството.

Как да представят описание на клиента

Моделиране на бизнес процеси изисква описание на всеки елемент. Как да го направя безболезнено за организацията? Три основни методи, приети в световната практика: текстови, графични и таблични.

описание Текст включва всички напредък по прост и разбираем последователност. Формата и съдържанието може да бъде или свободно (ако все още не са разработили международни или браншови стандарти) и регулиран документи. Например: отдел продажби предава счетоводната документация за периода, в отдела за планиране; служители на отдела за планиране за провеждане на аналитичната работа, за да се определи разпределението и динамиката на необходимостта да се направят корекции в производството; в резултат на отдела за планиране се предава на маркетинговия отдел, когато анализът на причините за растеж (падане) Продажби и т. г.

Графично диаграма на бизнес процеси позволява визуализация на резултатите от аналитичната работа. Няма нужда да се напомня, че визуалното възприятие на информацията, най-ефективно. Ето защо, всички видове схеми и диаграми ни дават възможност бързо да се разбере какво се случва и да намерите правилното решение.

В случаите, когато основната задача за реформиране дейности - оптимизация на бизнес процесите, е необходимо да се използват табличен вид, за да ги опиша. С по-лесно да се разбере последователността от стъпки и посоката на потока на информация. плоча тип съдържа не само описание на функцията на обикновени, но също така и графики на входящи и изходящи документи заглавието (може да бъде определен като цяло единица, и отделен служител) и така нататък. D.

Как да се опише бизнес процеса

Не е достатъчно да се извърши анализ на бизнес процесите. Най-важното в случая е вярна, но в същото време и лекота на описание. За да започнете да артикулират името на един и същи процес. Това ще помогне да се разбере неговата характеристики, производителност и логиката в общата верига на производствените дейности.

След това трябва да посочите кои вход информация, необходима за правилното изпълнение на задачата, както и списък ресурсната осигуреност. Записаното последователност от прости операции, от които този процес няма да пропуснете и да не забравят нищо.

Моделиране на бизнес процеси не може без притежателят на процеса и мониторинг на системата за изпълнение. За тази цел трябва да се отбележи в описанието на стандартните условия на работа и на списък на документите, които се изпращат на следния линк. Ако опростяване на описанието трябва да изглежда така: "... след анализ на продажбите за периода отдела за планиране на служителите изпълва установената форма (маса), която предава на маркетинговия отдел ..."

Опростена схема на описанието на производствените процеси

При събирането на описания най-често служители са изправени пред факта, че не знам как да устно предаване на съдържанието на работата им. За бизнес процеси система е ясна и структурирана, можете да създадете бележка. Тя отразява въпросите, които трябва да се даде ясен и подробен отговор, колкото е възможно. Така че, какви са въпросите?

• Какво? Той описва, че специално произведено в тази операция.
• Защо? Предава цел експлоатация.
• Кога? Той определя страната, която започва изпълнението.
• Кой? То се отнася до конкретни изпълнители.
• Как? В него са изброени необходимите ресурси.

Разработване на бизнес процеси предполага, че можете да използвате всички начини, за да се опише. По този начин можете да получите най-подробно схемата на работа. Графичен вариант ще разкрие връзката на функционалните звена, както и таблица на текст, и да даде на съдържанието на всяка операция. За съжаление, автоматизация на бизнес процесите не е възможно без това отнема време предварителна работа.

Как да се събере информация

На практика това е известно, много начини за това как да се получи необходимата информация. Първо трябва да се анализира нормативни документи, които управляват служителите на компанията. След това следва да проведе лични интервюта с всеки пряк извършител, с цел да се опише съдържанието на работата си. Освен това, за да се усъвършенства и да се изяснят спорните въпроси, консултанти, анализатори трябва да използват наблюдава изпълнението на бизнес процесите.

Ако един цялостен подход за решаване на проблема, автоматизация на бизнес процеси не изглежда толкова досадно и безсмислено упражнение.

работна група

И все пак, ако основната задача на фирмата - автоматизация на бизнес процеси, както и привличане на външни консултантски управляващо дружество не възнамерява да, задължително се поставя въпросът: "Откъде да започнем?" Първата стъпка е работна група от служители на компанията. Желателно е, че членовете на работната група имат отлични аналитични умения и способността да слушате. В действителност, както вече бе отбелязано, голямата част от работата е да се проведе лични интервюта с бизнес процесите изпълнители.

След това трябва да се направи реална представа за функционирането на системата. Що се отнася до модернизацията на работата на предприятието и да доведе печалба да се говори за перфектна преструктуриране се очаква да се случи. Поради това е необходимо да се определи системата и посоката на информационния поток в началото на оптимизацията.

Какво е в описанието

За да се избегне объркване и неяснота в описанието на бизнес процеси, експертите препоръчват използването на процес карти. Това стандартизирани документи, които позволяват да се уеднакви всички действия, независимо от сферата на влияние на художника и сложността на описаните операции.

Всяко описание могат да бъдат разделени в следните компоненти:

• процес единна форма (обикновено маса);
• бизнес процеси карта (може да се представи под всякаква форма - текст описание, графика или таблица);
• маршрути (входящите и изходящите потоци на информация, ресурси и финансов);
• матрици на различни работни процеси (Таблица взаимодействие между различните процеси, който позволява да се разпредели първични и вторични потоци и операции);
• диаграма (алгоритъм на бизнес процеси);
• подробно описание на текста;
• документиране (създаване на документи, потвърждаващи изпълнение процес);
• определяне на показатели на бизнес процеси (производителност търсене и показатели, които могат да бъдат контролирани не само прогрес, но и качеството);
• регламенти (с други думи, на длъжностната характеристика).

индикатори

Както многократно изтъкна, всеки процес трябва да бъде нещо, което се измерва. Необходимо е преди всичко да се направи оценка на ефективността на цялото предприятие. Най-често, експертите препоръчват да се тества на бизнес процесите в четири фактора: време, разходи, качество и количество.

Но бизнес модели на процеси са динамични и разнообразни. Така че това често не е достатъчно, за да се оцени само от скоростта на изпълнение на работата; трябва да се вземат предвид условията на труд, както и предприятието инфраструктура. Освен това, почти всички индустрията не може да съществува без доставчици, финанси, логистика и партньори. Това е и измерими показатели.

И, разбира се, ние трябва да не забравяме и за медиите и човешкия фактор. Колкото по-голямо ниво на обучение, по-малко време ще отнеме да се преразгледа инструкции и въвеждане на информация.

В основата на повечето от принципите на структурен анализ и дизайн (стс - Структуриран анализ и дизайн Техника) методология за моделиране сега е поставен, както и някои алгоритмични езици. Можете да се говори за съществуването на няколко основни модели за анализ на бизнес процесите:

- моделиране на бизнес процеси - в действителност, моделиране - разкрива функционален аспект на съществуването на фирмата.

- Работна Flow Modeling - описва работни потоци и е подобен на изготвяне блок-схеми.

- моделиране на потока данни - за разлика от предишния, описва потока от данни (информация); Тя е предназначена за получаване на последователност от операции.

Shewhart цикъл, Деминг

Основни бизнес процеси (1C ви позволява да ги отдели от общия списък) се препоръчва да се опишат в отделен документ, наречен "Правилник за производство на работа." Всичко, което е по-малко значими в природата или да се състои от малък брой прости операции, обикновено, описани в длъжностната характеристика.

В изготвянето на правилата, трябва да се вземат под внимание условията на цикъл на непрекъснато усъвършенстване на компанията (модел Shewhart-Деминг). Неговите разпоредби твърдят, че оптимизирането и подобряването - един безкраен процес. Т.е., състояща се от такива административни решения, сега управлява един порочен кръг: планиране, изпълнение, контрол, настройка.

При съставянето на регламента следва да се вземат под внимание принципите, които гарантират спазването модел Shewhart-Деминг:

1. Изчисляването на целите за следващия период.
2. Анализ на динамиката на отклонения и документиране на предполагаемите причини.
3. Определяне на коригиращи операции и анализ на тяхната ефективност.

Разработване на модела трябва да бъде в съответствие с бизнес правила. Както общоприети правила в полза на нормативно-правната база на държавата, в която оперира дружеството. Вторият модел е в основата на корпоративната политика на компанията.

Прилагане на система за управление на качеството, което трябва да се грижи за развитието и хармонизирането на бизнес процесите. Както беше отбелязано по-рано в тази статия - не винаги е на персонала на компанията, разбира важността на модернизация започна. Привеждане на всеки служител важността на създаването на ефективен модел на бизнес процесите - задачата на висшето ръководство.

Защото е добре установена и добре изградена система не само ще опрости получаване в момента отговарят на международните стандарти за качество ISO 9001: 2008, но също така значително да подобри ефективността на всеки един от служителите.

И двата фактора водят на компанията да увеличи конкурентоспособността на пазара, което, от своя страна, има благоприятен ефект както за инвеститори и клиенти.