Видове номенклатура на нещата, техните характеристики и предназначение

Организиране на ефективно управление на документи в предприятието е невъзможно без създаването на подходящи условия за това. или на бумажных носителях. Един от тях действа като номенклатурата на делата в електронна форма или на хартиен носител. Ако специалистът, чиято дейност е свързана с документите, питам: "Какви са видовете номенклатура на нещата", - той трябва точно да им се обадя. Фактът, че тези служители са длъжни да знаят класификацията бързо да се ориентират в документацията масив.

Гамата от случая: понятие, видове, съдържание, стойността

Преди описанието на реда на сътворението, да разбират терминологията. представляют собой категории разработанных в установленной форме систематизированных перечней наименований комплексов документов, формируемых на предприятии в процессе его деятельности с указанием периодов хранения. Видове случаи номенклатура са категории, разработени по установената форма на систематични списъци с имена на комплекси от документи, получени от дружеството по време на своята дейност, което показва срока на съхранение. Те са необходими за бързо търсене на необходимите актове. скоростта на сделките ще зависи от обхвата на качеството. Списъците се използват за разпространение и група актове, приложени в папката, сигурни за индексиране на определени периоди на задържане. Те осигуряват създаването на референтен файл и да служи като източник на счетоводна информация. , как типовая, примерная, индивидуальная. На практика тези видове номенклатура използвани творби като типичен, примерно индивид. Дружеството е задължено да разработват самостоятелна списък като се има предвид спецификата на дейността им.

изисквания

, нормативными актами определены правила, применяемые при их составлении. Като се има предвид обхвата на видове дела, техните характеристики и цели, наредби определя правилата, използвани при изготвянето им. следва по време на формирането на списъците:

1. Спазвайте единството на подходи за счетоводство, описващ, организиране, търсене и съхранение на документите.
2. Използвайте индексиране. Той предвижда изменения, поправки и допълнения към съответните раздели на списъците.
3. Контрол индекси стабилност.

Обща характеристика

, указанные выше. Нека накратко разгледаме целите и обхвата на видове дела, споменати по-горе. Индивидуалните списъци са разработени за конкретна организация. Те отразяват в документацията, използвана за всекидневната си дейност. В същата индустрия са склонни да се включат компании, които използват един и същ вид актове. номенклатуры дел. За тяхното унифициране и групи стандартната номенклатура и за електронни работи. Последните имат препоръка. дел являются обязательными. Типични видове дела номенклатури са задължителни. Те обикновено се инсталира с единен индекс на компаниите в индустрията (система). Типични и примерен номенклатура съставен майки организации. Те служат като основа за формирането на отделни малки обяви за конкретни фирми. Те, от своя страна, при условията на споразумение с по-високите структури. находятся в ведении квалифицированных специалистов. Видове номенклатура на нещата и тяхното проектиране се управляват от квалифицирани специалисти. Те са привлечени от инвентара и организация на работата с тях. Сформирана номенклатура трябва да се съгласува с офис и архив бизнес.

важен фактор

Номенклатурата на делата трябва да присъстват на всяко предприятие, независимо от наличието на стандарт или опис. За организацията се счита за оптимално развитие на консолидирания документа. подразделений. Той включва всички видове номенклатура на отдели работи. Пълен списък на договорени със съответната архива. След нейното одобрение, лидер в структурни звена прехвърлят разрядни секции за използване в тяхната работа.

Спецификата на подготовка

, но и состав, количество документов, используемых на предприятии. За служителите, разработване контролни листове, е важно да се знае не само какви са различните видове номенклатура на нещата, но и състава, на броя на документите, използвани в предприятието. В своята дейност, експерти използват позицията на организацията, ток и миналогодишния списък на актове, набирането на персонал, класификации, инвентар, референтен файл и така нататък. Схемата за номенклатура класификация ще зависи най-вече по отношение на структурата на предприятието. Голямо значение и функции, които реализира организацията. В тази връзка, тъй като категориите на класифициране, могат да действат като вътрешни разделения, както и задачите за управление.

видове документи

Обхватът на случаи трябва да включва всички действия, които отразяват дейността на дружеството. Документите, които се използват от обществените обединения са включени в списъка на организациите, с които те са създадени. В номенклатурата може да присъства и несвършена работа, които идват от трети страни, фирми за решения, референтен файл. Не са включени в списъка на публикации. Те включват, наред с другото, да включват решения, колекции, бюлетини, наръчници, справочници списания, брошури, табели и др. Да не се включва диапазона от цифри и други помощни материали, които не отразяват основните направления на организацията.

В общия ред

списка разделов и подразделов классификационной схемы. Текстът на номенклатурата на делата се извършва под формата на списък с раздели и подраздели на схемата за класификация. В посочените същото време заглавията сложни документи. Необходима информация от документите, се записват под формата на отчети. Впоследствие те се използват при формирането на позиция по проекта. Списъкът може да се появи под формата на таблица. Например:

Номенклатурата на делата в поправителния училище вида 8

Определяне на езика на надписите

То се извършва в съответствие с установените правила. По-специално, те трябва:

1. В общата форма точно да отразява съдържанието на случай, съставът на документи, които са поставени в него, видовете и функционален аксесоар.
2. Включване на свързващи елементи, подредени в ясна последователност:

• Име на тип или подтип. Това може да е дневник кореспонденция, заповеди, протоколи, и така нататък.
• Име на организацията / структурно звено. Има се съдържа информация за разработчик / автор на документа.
• Името на компанията, която ще бъде адресирана до или от който се очаква да се получи актове, които са поставени в случая.
• Кратко описание на документа.
• Името на територията, която е свързана със съдържанието на акта.
• Период (дата), за която се отнасят документите се поставят в случая. Той също така предоставя информация за наличието на копията.

Деяния на един въпрос

При формулирането на заглавията на случаи, в които има такива документи, ако те не включват изпълнение последователност, думата "документи", а в края (в скоби) показват, техните основни видове. Това може да е на докладите, планове и др Формулата може да бъде, например, както следва :. "Документи за семинари по архивите на предприятието (списък с препоръчителните преподаване публикации, списъци)."

кореспонденция

Рубрики случаи, в които той се съдържа, включват съответния план. След думата "кореспонденция" посочи,, какъв е проблемът и от кого го е проведено. В заглавието на случаи, в които има букви хомогенни кореспонденти, имената им не са дадени. Вместо това, те показват, обикновен вид. Формулировката, например, може да е този: "Общуване с клонове на годишно отчитане и планиране на организацията." Ако има букви в различни кореспонденти, те също не са в списъка. В този случай, само показват, предмет на комуникация. Например: ". Кореспонденцията по въпроси, свързани с адаптирането на персонала" Името на определен кореспондент посочи само, когато в действителност съдържа само писма до него и от него.

Документи, свързани с определена местност

Ако нещата се формират от такива действия, заглавията са определени имена на съответните административно-териториалните единици. Тя трябва да се вземат под внимание редица нюанси:

1. Ако съдържанието на набора от документи включва няколко хомогенни райони, специфичните си имена не са изброени. В този случай, имайки предвид цялостната им името на модела. Текстът може да бъде: "Документи, свързани с организацията на взаимодействието на ръководителите на отбраната за борба с тероризма."
2. Ако съдържанието е свързан с един от административно-териториално устройство, неговото име, посочено в заглавието.

допълнително

В водещи дела, които ще включват планови документи / отчети включват данни за периода, за който те са съставени. Това може да бъде една четвърт или година, половин година. Заглавията на случаи, използвани за обобщаване на хомогенни документи, фамилното име е показан в множествено число. Например: "Поръчки за насърчаване на служители на организацията."

Създаване на обеми

В случаите, когато се предполага, че ще се образува от няколко части (например, със значително количество документация), първо формулира обща глава, и след това (ако е необходимо) - името на неговите части. осъществява функцията Последната актуализация. Например: "Бележка за 2015 г.", "том 1. Memo за първа половина на 2015". В хода на учредяване и освобождаване комплекси заглавията може да бъде определен документи. В същото време тя забранява включването в тях опростена, без конкретен текст. По-специално, не се разрешава да се използват думи като "различен", "обща кореспонденция" и така нататък. Препоръчително е да се избегне използването на сложни завои и уводни думи.

рационализиране

Това може да стане по два начина:

1. По време на формирането на номенклатурата на цялата организация в горната част на списъка издържи заглавия за бизнеса, включително организационни и административни актове. На следващо място, в низходящ ред на важност да посочват имената на другите категории (договорни, планиране и отчитане, и т.н.). Консолидиране на случаите, в структурата на дял, както и възлагането на последните имената трябва да се основава на конкретни и функционални взаимоотношения действия в тях.
2. В образуването на консолидиран списък на имената на секциите ще действа директно имена разделения, въз основа на която е извършено, схеми за класификация. Имената са подредени в съответствие с наличния персонал.

дефиниция на термините

Необходимо е предварително да се зададе период, за да се гарантира, организиране на редовен мониторинг на изпълнението им, навременна корекция на режима на съхранение. Например, времето може да варира от временна към постоянна, ако има основания за това. В определения срок трябва да бъде в съответствие с образеца на данни (ведомствени) списъка на документите, които са създадени по време на работа на предприятието. Ако такъв списък не е на разположение, използвайте приблизителната / типичен номенклатурата. Определяне на периодите на задържане може да се извърши и в координация с компетентните органи на Федералния архив.

Присвояване индекси

Тя се провежда за оперативно и без грешки идентификация на случаи и документи, включени в тях. Индексът представлява символ, образуван с арабски цифри. То може да включва код дивизия с добавянето на сериен номер на делото (с тире). Например, счетоводния отдел се определя код 05. Като документ, раздела за отваряне на годишните застъпва доклада. Съответно случай съдържащ акт, като част от консолидирана списъка е индекс 05-01.