Гамата от случаите. Редът на образуване

Всички документи, след тяхното изпълнение трябва да бъдат групирани в случая. Терминът "бизнес" в съответствие с ГОСТ 51141-98 трябва да се разбира един документ или набор от документи, които се отнасят до определена посока на организацията и се поставят в папка в отделен плик. За правилното формиране, съхранение и документирането на случаите във всяка организация ежегодно трябва (като се вземат предвид промените във външната и вътрешната среда) съставни номенклатура работи, което е от съществено значение за бързо търсене на документи.

Когато формиране делата на всички звена трябва да се ръководи от изискванията на единна държавна система за архивиране. Основните разпоредби са изложени в ГОСТ 51141-98, основните документи на Архивен отдел на руското правителство, насоки архив органи, списъци на документални материали. Наложително е да се съобразят с условията на съхранение на документи и файлове. Ако една организация със сложна структура и много функции във всеки отдел и в цялата организация прилагане на единните принципи на организиране на документи, образуване и калъфи за индексиране. Затова персонал номенклатура отдел работи, качество на обслужване, всяка друга структурна единица трябва да се формира или организацията, като се вземат предвид изискванията на нормативните документи.

В първата стъпка е да се идентифицират проблемите и категориите на документи, които трябва да включват случаи номенклатурата единица или организация. Ние трябва да се изхожда от необходимостта да се покрие цялата сума на документацията, как да създадете и да получават. Когато видите новите въпроси не са обхванати от номенклатурата, че е необходимо да се внесат допълнения. номенклатура Form въпроси трябва да даде възможност своевременно актуализиране. Ето защо, когато индексирането работи трябва да осигуряват възможност за нови индекси и изключват замени по-рано, възложени индекси вече образувани дела. Минавайки недовършена работа пренесени към следващата година гамата от запазването на първоначалния брой.

Наименование на всеки отделен случай трябва да бъде ясна и напълно разкрита състава на делото и съдържанието на документите, които са поставени в тази папка. На папка трябва да бъде посочен индекс и срока на годност на делото. Консолидиране на делата се извършва въз основа на номинала, например, заповеди, протоколи, инструкции и др. Случаи може да бъде конфигуриран в подробности, например, кореспонденция с определен репортер, кореспонденция за доставка на суровини, кореспонденция с репортери, съчетани на териториална основа, и така нататък.

При групиране на документите трябва да обърнат внимание на условията за тяхното съхранение. Не могат да бъдат комбинирани в един от случаите документи на временно и постоянно съхранение или различни периоди на съхранение. Не е позволено да се включи в проекта на сделката, без значение документи или копия опции умножават. В образуването на нещата трябва да се провери в присъствието на всички подписи на документи и правилното оформяне.

Индексиране на въпроси и редът на предимство трябва да се правят по реда на важност. Първият очертава най-важните документи (заповеди, наредби и други административни документи). Номенклатурата на делата трябва да съдържа индекси и заглавия на въпроси, сроковете и условията за съхранение, за да евакуация. Обхватът на случаи, одобрени по установения ред в организацията и съгласувани с офицера от Държавния архив на региона. В края на годината в номенклатура, издадена окончателна запис, показващ броя на случаите, които са били открити през годината във всяка категория. Подаване случаи на постоянно архивиране или освобождаване от временните случаи за съхранение (на падежа) се провежда в съответствие с установените от Инструкцията за офис работа на правото на организация.