Права и задължения на секретаря-референт

Много от нас не знаят напълно какви са задълженията на секретаря. Трябва обаче ясно да се разбере какво точно е включено в длъжностната характеристика на този служител, преди да получите работа. Такава професия като секретар се появява за пръв път в древния Рим. И този пост се считаше за важен и дарявал на човека с голяма сила, затова само мъжът можел да изпълнява задълженията на секретар. Едва до края на 19-ти век жените имат възможност да правят кариера.

Благодарение на модерното кино, мнозина могат да мислят, че една жена в тази позиция се занимава само със собствения си външен вид, кафето и работата с документи. Задълженията на секретаря обаче са доста обширни, вариращи от абсолютна собственост на компютърни програми, завършващи с правилата на бизнес етика и работа с клиенти. Ако решите да разберете всички тънкостите на професията, трябва да сте подготвени за отсъствието на ясен работен ден и абсолютно нерегулиран работен график. В края на краищата трябва да се адаптирате напълно към спецификата на дейността на компанията и обичайния ред на шефа.

Всъщност задълженията на секретаря-референт предполагат наличието на висше образование, владеенето на английски език, тъй като помощник-мениджърът понякога е неговият човек, основният компонент на репутацията на компанията. Общият образ на сексуално образована, но необразована жена в живота е напълно безполезен, защото никой партньор или клиент няма да се отнася сериозно към такъв лидер.

И така, какви са функционалните задължения на секретаря? На първо място, в тази позиция трябва да получавате входящи обаждания и да давате квалифициран отговор на всички въпроси. За да сте наясно, трябва ясно да знаете графика на шефа, както и да разберете тънкостите на спецификата на дейността на компанията. Отговорът на всяко телефонно обаждане трябва да бъде направен с помощта на стабилни изрази, т.е. трябва да говорите от трета страна. Хората са различни, а секретарят е необходим във всяка ситуация, за да може да поддържа самоконтрол и да не пада на грубост или тонус. По този начин културата на комуникация се счита за един от най-важните моменти.

Освен това трябва да се разбира, че чрез секретаря преминават голям брой различни документи относно основната дейност на дружеството и директно принадлежащи на управленския екип. Необходимо е да имате възможност да систематизирате потока на входящите документи за кратко време, за да намерите необходимата папка, ако е необходимо. Навременното организиране на ефективна работа в екип е важно умение, тъй като задълженията на секретаря включват приемането на посетители, включително организирането на непланирани срещи.

В някои фирми този служител отговаря за контрола на наличността на офис консумативи, които осигуряват нормална работа не само в секретариата, но и в офиса. И, разбира се, трябва да купите основни продукти, защото за да поддържате образа на фирмата, гостите трябва да предлагат чай, кафе и леки закуски. Много е важно мениджърът да намери служител, който е в състояние да следва точно инструкциите си своевременно и своевременно, като осигурява ефективна работа в офиса. Компетентен секретар трябва да има компетентност по редица финансови въпроси, тъй като често е необходимо да се попълват финансови документи и да се изпращат в други случаи. Естествено, ако се допусне грешка, лицето на фирмата страда.

По този начин интелигентният лидер разглежда всеки кандидат за поста на секретар. По време на интервюто той се опитва да разбере колко образован е човек, който е комуникативен и способен да взема решения в екстремни ситуации.