Ръководител на офиса за длъжността и някои други служители на предприятието

Описанието на длъжността е определение на отговорностите, отговорностите, работните места и условията на труд на служителите на предприятието в съответствие с тяхната специализация.

За осъществяване на взаимодействие с клиенти, както и за изпълнение на административни и управленски задачи в структурата на организацията се формира отделен отдел - офисът. Един от водещите служители в тази част на предприятието е офис мениджър.

Работното описание на ръководителя на офиса съчетава предоставянето и организацията на работата на офиса, както и взаимодействието с другите звена на предприятието.

Приемайки директно директора на предприятието, администраторът на офиса се занимава с покупката, инсталирането и пускането в експлоатация на офис оборудване, разработването и планирането на профилактичната и рутинна поддръжка, извеждането от експлоатация и изхвърлянето на оборудването, което е изчерпало живота му.

Описание на длъжността на ръководителя на офис също включва:

1. Осигуряване подготовката и организацията на работата на офиса.
2. Сключване на договори за доставка на консумативи.
3. Поддържане на бюджета на разходите, организацията на плащанията и регистрацията на пълномощни.
4. Опис на офиси.
5. Организиране на документооборота на офис, приемане и изпращане на кореспонденция.
6. Организиране на необходимото обслужване на клиентите на предприятието, провеждане на бизнес преговори с документална регистрация и последващ анализ.
7. Координиране и контрол на работата на служителите в кантората, разпределение на техните задължения между тях, с редовен анализ на ефективността на тяхната работа.
8. Разработване и внедряване на системи за дисциплинарна отговорност и мотивация на служителите , както и контрол върху тяхното изпълнение.
9. Предоставяне в рамките на правомощията за подпомагане на работниците и служителите в възникналите трудови трудности.
10. Подгответе координатите за завършване и започнете нов работен ден.
11. Изготвяне на доклади.

В някои случаи инструкциите на офиса на администратора могат да включват упражняване на контрол върху дизайна на офис, подготовката и издаването на оценъчни материали за издаване на клиенти.

Работното описание на ръководителя на офис определя неговия работен график и степента на неговата отговорност. Служителят може да бъде приет или уволнен по реда на ръководството на предприятието. Съгласно установената процедура се назначава лице, което е администратор на службата в негово отсъствие. Описанието на длъжностното лице на офис мениджъра поема и отпътуването на служителя при служебни пътувания.

В структурата на предприятието има специализиран отдел, който осигурява управлението на служителите на предприятията в съответствие с установената в организацията политика за персонала.

Описание на длъжността на персонала включва следните основни разпоредби:

1. Работа по подбора, приемането и назначаването на служители на изискваните специалности, професии и квалификации.
2. Организиране на сертифицирането на служителите, определяне на служителите, които подлежат на атестация отново.
3. Изготвяне на необходимите документи за подаване до социалноосигурителните институции, поддържане на записи в трудовите книги, издаване на необходимите удостоверения на служителите за осигуряване на изисквания към определеното място.
4. Провеждане на систематичен анализ на работата на структурата на персонала на предприятието.
5. Организиране на календарни записи, графици за почивка, дисциплинарен контрол.
6. Укрепване на дисциплината, намаляване на оборота на служителите в предприятието.
7. Провеждане на системна работа, насочена към създаване на резерв на предприятието.
8. Счетоводство на служителите на предприятието.